Zásady ochrany osobních údajů

1. Kdo údaje zpracovává

1.1 Správcem vašich osobních údajů je ELYSOSHINE s. r. o., IČO 23756233, se sídlem Sokolská 1883/8, 120 00 Praha 2, která provozuje internetový obchod Vlastní motiv (dále jen „my“). Ve věcech osobních údajů nám napište na info@vlastnimotiv.cz. Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali; povaha ani rozsah našeho zpracování to nevyžaduje.

1.2 Údaje zpracováváme podle nařízení (EU) 2016/679 (GDPR) a zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů. Tyto zásady říkají, jaké údaje zpracováváme, proč, jak dlouho, komu je předáváme a jaká máte práva.

2. Jaké údaje zpracováváme a proč

Objednávka, doručení a doklady

Jméno a příjmení, doručovací a fakturační adresu, e-mail, telefon, obsah objednávky, zvolený způsob dopravy a platby, údaje o platbě (ne číslo karty – to zná jen platební brána) a u firem IČO a DIČ. Účelem je uzavření a splnění kupní smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) a plnění účetních a daňových povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR). U objednávky si ukládáme také to, které znění obchodních podmínek jste odsouhlasili, a vaše odpovědi na nepovinné otázky v pokladně. Doklady a údaje o objednávce uchováváme 10 let od konce roku, ve kterém byla objednávka vyřízena, jak vyžadují daňové předpisy.

Zákaznický účet

E-mail, heslo (ukládáme jen jeho otisk), jméno, adresy, telefon, historii objednávek, uložené návrhy, oblíbené produkty, věrnostní body a nepovinně datum narození pro narozeninový bonus. Účelem je vedení účtu na vaši žádost (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Údaje uchováváme, dokud účet nezrušíte. Zrušení účtu provedete v jeho nastavení; údaje v účtu pak anonymizujeme a uložené návrhy a nahrané fotky smažeme. Objednávky a doklady, které musíme uchovat ze zákona, zůstanou bez vazby na účet.

Návrhy, nahrané fotky a motivy

Fotky, texty a návrhy, které vytvoříte v editoru, a tiskové podklady vyrobené z nich. Účelem je výroba objednaného zboží, možnost objednat návrh znovu a vyřízení případné reklamace (čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR). Nahráváte-li fotky jiných lidí, odpovídáte za to, že s tím souhlasí; zobrazená osoba nás může požádat o odstranění fotky na info@vlastnimotiv.cz a my ji odstraníme, ledaže ji musíme uchovat kvůli už uzavřené smlouvě. Fotky ani návrhy nepoužíváme k vlastní propagaci ani k trénování umělé inteligence.

Doby uchování: rozpracovaný návrh bez účtu mažeme 30 dnů po skončení jeho platnosti; návrh uložený v účtu 12 měsíců od poslední úpravy (30 dnů předem vám pošleme upozornění, otevřením a uložením návrhu lhůtu prodloužíte); tiskové podklady k objednávce 90 dnů od jejího vyřízení; návrh, který jste smazali, definitivně odstraníme do 7 dnů.

Nástroje umělé inteligence

Použijete-li v editoru generování nebo úpravu motivu, předáme vaše textové zadání a případně nahraný obrázek poskytovateli modelu (bod 4). Účelem je poskytnutí služby na vaši žádost (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Záznamy o úlohách včetně zadání a výsledků uchováváme 30 dnů; výsledek, který vložíte do návrhu, se dál řídí pravidly pro návrhy.

Novinky a obchodní sdělení

E-mail, a je-li známo, jméno. Obchodní sdělení posíláme jen s vaším souhlasem, který dáte zaškrtnutím políčka v pokladně, při registraci nebo ve formuláři novinek (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR). Uchováváme si přesné znění souhlasu, datum a místo, kde jste ho dali. Souhlas můžete kdykoli odvolat odkazem v každé zprávě nebo v nastavení účtu; údaje pak přestaneme k tomuto účelu používat.

Dotazník spokojenosti

Po doručení objednávky vám pošleme krátký dotazník spokojenosti, jen pokud jste s tím v pokladně souhlasili (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR). Zapneme-li pro dotazníky externí službu hodnocení obchodů, předáme jí váš e-mail a číslo objednávky opět jen na základě tohoto souhlasu a službu uvedeme v bodě 3.

Recenze

Jméno, které u recenze uvedete, text hodnocení, případně fotky a u ověřeného nákupu vazbu na objednávku. Účelem je zveřejnění hodnocení na vaši žádost (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) a informování ostatních zákazníků (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Recenzi zveřejňujeme, dokud ji nesmažete vy nebo my; se zrušením účtu recenze mažeme.

Dárkové poukazy

Kupujete-li poukaz pro někoho jiného, zpracováváme jeho jméno, e-mail a vaše věnování, abychom poukaz doručili (čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR). Údaje obdarovaného uchováváme po dobu platnosti poukazu a následně s údaji o objednávce.

Vrácení zboží a reklamace

Údaje z objednávky, popis vady, fotky, které přiložíte, a průběh vyřízení. Účelem je vyřízení vašeho požadavku a plnění zákonných povinností (čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) GDPR). Záznamy uchováváme spolu s údaji o objednávce.

Dotazy a kontaktní formulář

Jméno, e-mail, případně telefon a obsah zprávy. Účelem je odpověď na váš dotaz (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – jednání před uzavřením smlouvy, nebo písm. f) – náš oprávněný zájem odpovídat na dotazy). Zprávy uchováváme po dobu vyřízení a následně nejdéle 3 roky pro případ navazujícího sporu.

Ověření telefonu u dobírky

Zvolíte-li dobírku, můžeme vaše telefonní číslo ověřit kódem v SMS; číslo k tomu předáme poskytovateli SMS. Účelem je ochrana před zneužitím dobírky (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Ověřovací záznam uchováváme jen po dobu dokončení objednávky.

Bezpečnost a provoz eshopu

Adresu IP, čas a údaje o prohlížeči při požadavcích na server, záznamy o chybách a o omezení počtu pokusů (přihlášení, odesílání formulářů). Účelem je zabezpečení eshopu a ochrana před útoky a podvody (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Technické záznamy uchováváme nejdéle 30 dnů.

Cookies a měření návštěvnosti

Nezbytné cookies (košík, přihlášení, zapamatování vaší volby) používáme bez souhlasu, protože bez nich eshop nefunguje. Měřicí, preferenční a marketingové nástroje zapínáme jen s vaším souhlasem daným v liště cookies (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR); aktuální seznam nástrojů, jejich provozovatelů a dob platnosti cookies je na stránce Cookies, kde souhlas také změníte nebo odvoláte. Jako doklad o souhlasu si ukládáme identifikátor souhlasu, čas, verzi textu, zvolené kategorie a označení prohlížeče, ne adresu IP. Doklad uchováváme 3 roky po skončení platnosti souhlasu.

3. Komu údaje předáváme

Údaje předáváme jen těm, kdo je potřebují k výše uvedeným účelům:

• Dopravci podle zvoleného způsobu dodání (Zásilkovna s.r.o., PPL CZ s.r.o., Česká pošta, s.p. – Balíkovna): jméno, adresa, e-mail a telefon pro doručení. Dopravce zpracovává údaje jako samostatný správce.
• Platební brána podle zvoleného způsobu platby (GoPay a.s.; Stripe Payments Europe, Ltd.): údaje potřebné k provedení a případnému vrácení platby. Brána zpracovává údaje jako samostatný správce; číslo karty známe jen ona.
• Poskytovatel serverů a e-mailové infrastruktury, na kterých eshop běží a ze kterých odesíláme e-maily; servery jsou v Evropské unii. Jde o zpracovatele vázané smlouvou.
• Poskytovatelé modelů umělé inteligence, když použijete nástroje v editoru: OpenAI (generování a úpravy obrázků a textu) a Replicate, Inc. (odstranění pozadí, zvětšení fotky, generování motivů). Předáváme jen zadání a obrázek pro danou úlohu, ne vaše kontaktní údaje.
• Poskytovatel SMS při ověření telefonu u dobírky.
• Účetní a daňový poradce pro vedení účetnictví.
• Provozovatelé měřicích a marketingových nástrojů jen s vaším souhlasem z lišty cookies; jejich seznam je na stránce Cookies.
• Orgány veřejné moci, ukládá-li nám to zákon.

4. Předávání mimo Evropskou unii

Poskytovatelé modelů umělé inteligence (OpenAI, Replicate) zpracovávají údaje ve Spojených státech amerických. Předání zakládáme na rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (EU–US Data Privacy Framework) u poskytovatelů, kteří jsou v tomto rámci certifikováni, jinak na standardních smluvních doložkách Evropské komise. Totéž platí pro provozovatele měřicích a marketingových nástrojů se sídlem mimo EU, které zapnete souhlasem v liště cookies. Ostatní zpracování probíhá v Evropské unii.

5. Jak dlouho údaje uchováváme

• objednávky, doklady, reklamace a vratky: 10 let od konce roku, ve kterém byla objednávka vyřízena;
• zákaznický účet: do jeho zrušení;
• návrhy a nahrané fotky: rozpracovaný návrh bez účtu 30 dnů po skončení platnosti, uložený návrh 12 měsíců od poslední úpravy, tiskové podklady 90 dnů od vyřízení objednávky, smazaný návrh 7 dnů;
• záznamy o úlohách umělé inteligence: 30 dnů;
• souhlas s obchodními sděleními a s dotazníkem: do odvolání;
• doklad o souhlasu s cookies: 3 roky po skončení platnosti souhlasu;
• dotazy a zprávy: nejdéle 3 roky od vyřízení;
• technické záznamy serveru: nejdéle 30 dnů.

Po uplynutí doby údaje smažeme nebo anonymizujeme. Zálohy, ve kterých mohou údaje krátce přetrvat, se průběžně přepisují.

6. Vaše práva

6.1 Máte právo na přístup ke svým údajům, na jejich opravu, výmaz, omezení zpracování a přenositelnost, právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu a právo kdykoli odvolat souhlas, aniž by to mělo vliv na zpracování před odvoláním.

6.2 Máte-li zákaznický účet, můžete si v jeho nastavení stáhnout výpis svých údajů a účet zrušit. Ostatní žádosti pošlete na info@vlastnimotiv.cz; ověříme, že žádost posíláte vy (například z e-mailu uvedeného u objednávky), a odpovíme nejpozději do jednoho měsíce.

6.3 Máte právo podat stížnost u dozorového úřadu: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.

6.4 Poskytnutí údajů potřebných k vyřízení objednávky je smluvním požadavkem; bez nich objednávku nevyřídíme. Ostatní údaje (novinky, dotazník, měřicí cookies, datum narození) jsou dobrovolné.

7. Automatizované rozhodování a zabezpečení

7.1 Nepoužíváme automatizované rozhodování ani profilování, které by pro vás mělo právní nebo obdobně významné účinky. Věrnostní body, slevy a limity počtu pokusů se počítají automaticky podle pravidel uvedených v eshopu.

7.2 Spojení s eshopem je šifrované, hesla ukládáme jen jako otisk, citlivé části záznamů šifrujeme a přístup k údajům mají jen lidé, kteří je potřebují ke své práci. Údaje pravidelně zálohujeme.

8. Změny zásad

Zásady můžeme upravit, když se změní to, co s údaji děláme, nebo právní předpisy. Aktuální znění je vždy v eshopu; podstatné změny oznámíme také e-mailem, máte-li u nás účet. Tyto zásady platí ode dne zveřejnění.